【ビジネスチャット事例紹介】 情報管理の精度が上がり、無駄なやり取りが減った。 前田会計事務所/前田晋吾様
クライアントとの対話を大切にし、まるで家族の一員のように接せられるような会計士になりたい。そんな思いで、日々お客様と真摯に向き合い続けている前田会計事務所さま。
ビジネスの中でチャットツールを本格的に使うのは初めてだったという同事務所。何がきっかけで、チャットツールの導入を決めたのか、前田会計事務所で税理士・会計士を務めている前田晋吾(まえだ しんご)さまにお話を伺いました。
たった3行で終わってしまったfacebookメッセンジャー
－Syncを導入される前は、どのようなコミュニケーションツールを使っていましたか？
前田：社内のコミュニケーションは、メモと電話を使っていました。一時期facebookのメッセンジャーを連絡ツールとして導入しようとしたのですが、明確なルール決めを行わなかったため、最初の3,4行で会話が終わってしまいました。結局、何か伝言がある時はメモを使う、緊急の時は電話を使うというこれまで通りのやり方に戻ってしまいました。
クライアント様とも基本は電話です。メールを使うこともありますが、個人で使えるアドレスがないため、タイムリーに対応することができず困っていました。
－当時のコミュニケーション手段で課題に感じていたことは何ですか？
前田：情報管理の甘さと、情報共有のスピードの遅さの2つは特に課題に感じていました。メッセンジャーを導入しようとした理由もこれらの課題を解決したかったからです。特に電話を使ってのやり取りをなるべく減らしたいと考えていました。
私たちは、外出中も連絡を取り合うことが多いのですが電話だと出ることができないタイミングが多々あり、情報の共有の速度が明らかに遅いと感じていました。また、電話だと記録が残らないため、その場でメモに残さないと後々大変なことになります。
しかし、紙のメモだとどこに記録したのかわからなくなることも。事務所の人数自体が少ないため、なんとかなっていましたが、これではいけないと思い、再度新しいビジネス用のコミュニケーションツールの導入の検討を始めました。
使いこなしにくい機能が付いておらず、誰でも馴染みやすい
－ビジネス向けのコミュニケーションツールと言っても、多くの種類がありますが、なぜSyncを選ばれたのでしょうか。
前田：使ってみた中で一番シンプルかつ、私たちが抱えていた問題をすべて解決するツールだったからです。
実はもともとSyncを知っていたわけではありませんでした。Syncを導入する前は、他のチャットツールを試しましたし、ネットや知人から情報も集めました。しかし、どのツールも自分にとってのあと一押しが無かった。そんな時に、たまたまfacebookでSyncの広告を見かけたことがきっかけです。
昔、私が通っていた大学の教授とWantedlyCEOの仲さんが対談をしている番組をたまたま見たことがありWantedlyのことは知っていました。試しに使ってみたら自分が求めていたものにぴったりだったので驚きました。
－どのような点で、自分たちにぴったりだと感じたのでしょうか。
前田：機能が必要なものに絞られていた点です。自分たちが求めていない機能など実装されていても、使いこなせないですし、事務所には複雑なITツールになれていない人もいます。一方、Syncは登録も簡単で誰にでも使いこなせるチャットツールだと思いました。導入に際しては、運用ルールを明確に決めたので、メッセンジャーの二の舞にはなりませんでした。
メンション機能が、チャットツールが抱えるデメリットを解消している。
－導入後、事務所内でどのような変化がありましたか？
前田：事務所スタッフの働き方が変わり、仕事上の細かいミスがほぼなくなりました。記録が残らない電話や、第三者が見ることができないメモを使っていた時は、情報の伝達が不十分だったと感じています。Syncを導入してからは、個人間のやり取りを誰もが見ることができるようになったので、補足の指示を出しやすくなり、全体の仕事の質が上がりました。
仕事のスピードにも変化が出ています。今まで、電話のみが外出中のメンバーと連絡を取り合う唯一の手段でしたが、Syncのおかげで、自分の状況に合わせて対応が可能になりました。
－Syncを使っていて、便利だと思う機能を教えてください。
前田：誰に何を言ったかがわかるメンション機能です。私は、自分宛に来るメンションの通知だけ通知をオンにしています。自分とは関係のないやり取りで仕事に集中できなくなってしまうのは、元も子もないですから。
チャットツールのデメリットは気軽に文章を送ることができる分、毎回のメッセージに対応をしていると、自分の時間をしっかりと確保できないこと。その点、Syncは自分に必要なメッセージは見逃さないし、後でまとめて自分宛のメッセージだけを見返すこともできるので、とても便利だと思います。
－今後どのようにSyncを使っていきたいとお考えですか。
前田：お付き合いしている企業の方とのやり取りに使いたいです。今はメールと電話が主ですが、今後多くの企業の方々とお付き合いさせていただくようになったら、是非Syncを使いたいと考えています。
現在は、一ヶ月に一回お会いさせていただいて、その時にがっつり話を聞くというスタイルをとっていますが、お互いSyncを使うようになれば、より密で素早いコミュニケーションが取れると考えています。家族のような存在になることをビジョンとして掲げている私たちにとって、Syncはそれを実現するためのベストツールだと思います。
まとめ
新しいツールを導入するときは、使い方のルールを作ると良い。
細かいミスがなくなり仕事の質や効率が上がった。
チャットツールの懸念点である、通知に忙殺されることがない
社内コミュニケーションツールを変えるだけで、仕事の質や生産性が劇的に改善された前田会計事務所さま。電話の本数が減ったことにより、仕事への集中度合いも変わったとおっしゃていました。社内のコミュニケーションに課題を感じている方は、一度Syncを試してみてはいかがでしょうか。
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