【ビジネスチャットSync事例紹介】案件ごとのグループ立ち上げで、仕事がよりスムーズに 【理系女子大生コミュニティ凛 坂口真里奈様】
理系女子の悩み、例えば、人数が少ないので閉鎖的、将来のロールモデルが少ないがゆえの不安等を解消するために立ち上げられた団体「理系女子大生コミュニティ凛」。フリーペーパーの発行や企業への取材を通して、理系女子の可能性を広げるために日々活動しています。
今回お話を伺ったのは、同団体において企画及び渉外を担当する坂口真里奈（さかぐち まりな）さまです。
何度も送るリマインドの数を減らしたかった
－Syncを使う前はどんなツールを使っていましたか？
坂口：主にGmailとLINEの2つです。Gmailは重要事項、定期連絡などまとまった情報を流すため。LINEは局ごとにグループを立ち上げて、細かい話や日程調整をするために使っていました。
－その時に困っていたことはありましたか？
坂口：全体的な悩みとして、日程調整などをLINEで行って、ノートに貼ってもすぐに情報が流れてしまうことが挙げられます。せっかくLINEのノートに貼っても反応がないときなどは、もう一度同じことを伝えないといけないということが多々あり、二度手間三度手間になっていると感じていました。また、メールはメールで埋もれてしまうことがあり、こちらも返事が来ない時がありました。
－局ごとに悩みなどはありましたか？
坂口：企画局はイベントごとにメールのスレッドを立てて話を進めていました。ただ、だんだん話が込み入ってくると、メール内でLINE上で行うようなやり取りが始まることもあり、コミュニケーションがうまく取れていないと感じていました。
広報局では、様々な仕事の話が混在してしまうことが悩みでした。広報局の仕事内容としてフリーペーパーの作成だけでなく、SNSの運用や分析、ブログ記事の作成、弊団体のホームページの運用、イベントの際の広報物の作成など日ごろから様々な仕事を抱えています。そのため、LINEのグループだと話す内容が錯綜してしまい、流れてしまうことがしばしばありました。
ーSyncはどのように知ったのでしょうか？
坂口：凛の先輩がインターン先で使っていて、その方が紹介してくださったのきっかけです。一回取り入れてみようということで使ってみたら、使いやすかったので、そのまま継続して使っています。
チャット導入で細かいグループ分けが可能になり、生産性が一気に上がった
－Syncに変えて良かった点はありますか？
坂口：企画や案件ごとに細かくグループを立ち上げることができるようになったことが、Syncに変えて一番良かった点です。
LINEを使っている時は、イベントの話をする時は何のイベントについてなのかを前置きで書いてからやり取りをしていました。なぜならグループを立ち上げすぎるとプライベートのものと混ざってしまい、整理がしにくかったからです。一方で、時間が経った後に見たメンバーが何のイベントの話をしているのかわからなくなるという弊害がありました。結局同じような文面を何度も書く必要があり、時間を無駄にしていると感じていました。
今ではイベントごとにグループを分けて使っているので、不必要なやり取りがなくなりました。
－グループ内ではどのようなやり取りをしていますか？
坂口：共有すべき決定事項や重要なやり取りが主です。仕事用のチャットツールという認識でメンバーが使っているので、無駄な話などはあまりしません。流れてもいいやり取りや、すぐに返事がほしいやり取りだけはLINEをまだ使っています。例えば、買い出しに行ったメンバーに追加で買ってほしいものがあるときに、それを伝える時などです。
－他の局の人はどのように使っていますか？
坂口：広報局は、今はページの企画ごとにグループを立ち上げて使っています。Syncを導入する以前は、ページ担当ごとにスレッドを新しく作ってやり取りをしていました。ただ、編集長が全部のメールをチェックする必要があり、毎回抜けがないか確認する作業は、負荷が大きかったと思います。
今では、重要な案件はメンション機能を使う事で確認漏れがなくなりました。また、未読のグループ数がアイコンバッジの数字で一目で分かるのも助かると言っていました。
忙しい時でも、メンション機能で重要な案件は見逃さない
－Syncを使っていて便利だと感じた機能はありますか？
坂口：メンション機能ですね。相手へのメンションだけでなく、忙しい時にまとめて自分宛のメッセージを確認することができるので、重宝しています。
パソコンから送ったワードやエクセルのファイルを、スマートフォンでダウンロードせずにパッと見ることができる点も便利です。
あと、機能ではないのですが、チャットツールなのでメールよりはフランクにやり取りができる点です。メールだと「了解」の2文字だけでも長い文章を送らないといけない気持ちになりますが、チャットツールだとその障壁がありません。
－今後、Syncを取り入れてみたいと思う場面はありますか？
坂口：他に所属しているCreative team Callaというチームで使いたいです。今はLINEのグループを使っているのですが、プライベートな話と仕事の話、連絡事項などを一つのグループで行っているため、通知が溜まっている際、「重要な話がまぎれているかも」とすべて読む必要がありました。また、LINEはプライベート用のチャットツールという意識があるため、関係無い話で重要な話が流れてしまうことも度々ありました。Syncを使えばそういった悩みが解消されると思います。
Callaに限らず、プライベートすぎない場ではSyncを積極的に使っていきたいと思います。
－最後に、導入を考えている学生団体へメッセージをお願いします。
坂口：プロジェクトごとにグループをたくさん立ち上げても無料で、操作性がLINEやFacebookのメッセンジャーと似ているので、学生も取り入れやすいチャットツールだと思います。プライベートとビジネスの会話を分けた方が仕事の生産性も上がると思うので、チャットツールを特に使っていない学生団体の方は一度使ってみることをオススメします！
学生のコミュニティにおいても、よりSyncを使っていただけるよう、まだまだ機能の向上に取り組んでいきます。
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